還在手動excel算薪資?HRM系統讓工作效率不再慢半拍 Wei-Lin Chen
還在手動excel算薪水？HRM系統讓工作效率不再慢半拍
你的公司還在用excel計算薪水嗎?網路上有許多教你如何用EXCEL算薪水文章，甚至還有些已開發出EXCEL套板免費讓人使用。邁入2023年的今天，人工計薪的工作效率已無法應付變化快速的網路環境，你公司需要再次進化，導入HRM系統提升你的工作效率。
為什麼要導入HRM系統?
我們從計算薪資的面向來說明為何要導入HRM系統
- 前置作業
HR進行薪水計算前，需要進行前置作業的設定，而EXCEL在前置作業時，需人工進行設定Excel薪水計算公式、整理及比對人員出缺勤以及加班資料，此外需要人工維護人員加退保紀錄，每次使用都要注意公式正確性，若公司人員職務多樣，如產線人員、業務人員、計時人員等薪水給付方式不同，須個別彙整不同表格，整理出缺勤資料也要人工一一比對避免出錯，非常費時費力。而使用系統則由顧問協助設定薪水計算公式、可依不同類型人員對應不同公式，系統自動比對與彙整人員出勤異常與加班資料，且系統能自動依據人員投保級距、補助身分計算保費，且僅需第一次設定即可，後續每次使用都可以直接套入，出錯率降低。
- 作業流程
EXCEL進行薪水計算作業時，需複製貼上當月計薪人員資料至Excel檔，複製貼上銀行轉帳清冊或人工填寫匯款單據，再逐一列印員工薪資條、逐一製作人員電子薪資條；複製貼上過程中容易出錯，例如原表格資料順序有錯，EXCEL並不會給予提醒，導致匯入貼上錯誤資料，且須逐一列印薪資條及製作電子檔也是費時費力，有時甚至會有對應錯誤情形。
使用系統僅需點選薪水計算按鍵，完成薪水計算；點選按鍵，系統自動產生銀行轉帳清冊，且支援產出多家銀行不需再逐一製作，此外系統可自動列印紙本薪資條，同時自動生成加密電子薪資條並支援Web/APP查詢，降低資料錯誤的機會，且不用一一列印紙本薪資條，也不用一一製作電子薪資條，既方便又快速。
- 資料分析
若高層主管需要員工薪水資料進行分析，用EXCEL需要將薪水計算結果複製貼上至另一表單，再整理薪水報表，勞健保金額部分需要人工一筆一筆的追溯整理，中間轉移資料也會有對應錯誤或漏掉的可能發生。使用系統會自動產生樞紐分析報表，甚至支援產出含會計科目報表，且系統會自動檢核追溯勞健保金額，一樣僅需幾個鍵即完成，也不用擔心資料有錯誤的機會發生。
- 法規適用性
政府會進行法規變更，使用EXCEL的公司需人工從前置作業的計算公式逐一步驟修改維護，且須人資同仁時時留意法規異動，每次變更就是耗時費力重新設定，套用版本也有可能發生錯誤套入過去版本。而使用系統客服主動通知版本更新，法規更新前系統已改寫完畢，無新法上路等待系統更新的斷層期，更新方便，簡單快速，不用擔心套入錯誤版本。
除了上述計算薪水的益處，導入HRM系統能幫助HR更多優化管理、考勤、勞健保等等人資作業，如下方表訂條列說明，條例說明人力管理帶來的各種困擾到導入系統後各項層面的效益，最後也說明飛騰雲端系統與市面上其他HRM系統的服務差異，讓HR能選對管理系統，進行更有效率的工作。
| 為 何 需 要 導 入 HRM 系統？ | ||
| 手 工 管 理 困 擾 | 人 事 管 理 面 | 若所有資料均靠人工管理，或是用excel作業，查找管理不易且軌跡紀錄不易完整保存 |
| 每年人員離職率、年資、年齡等分析資料需人工費時統計 | ||
| 主管機關不定期抽查相關報表，每次均需費時處理，如新進人員率 | ||
| 法規規範相關資料必須保存五年 | ||
| 考 勤 管 理 面 | 目前無實際管理員工出缺勤刷卡，若主管機關檢查易有爭議 | |
| 法規規範相關資料必須保存五年 | ||
| 請假卡與加班單均為紙本，易造成人事單位在結薪時間仍無法收齊 | ||
| 請假與加班若採紙本管理，常發生異常狀況事隔太久無法追溯 | ||
| 特休福利假需人工管理該年度是否享有？且須人工管理有效期限 | ||
| 年度特休假也須人工管理可休天數與可休期限 | ||
| 勞 健 保 管 理 面 | 二代健保補充保費若採人工或Excel計算，不易計算 | |
| 法規規範每年至少兩次的平均工資試算進行勞健保級距調整作業，人工不易計算與追溯處理 | ||
| 台灣勞健保法規經常異動，人為維護不易 | ||
| 年度須提供員工勞健保繳費證明書，則須人工處理 | ||
| 薪 資 管 理 面 | 手工計薪錯誤率較高，尤其當員工數增多，維護不易，數字勾稽困難 | |
| 每月薪資發放，需人工提供轉帳資訊給銀行，容易手工出錯 | ||
| 異常管理困難，例如在職人數多於實際發薪人數，薪資獎金發錯，異常曠職員工過早發薪 | ||
| 年度提供薪資扣繳申報資料，需人工處理 | ||
| 年度薪資清冊需人工整理 | ||
| HRM 系 統 導 入 效 益 | 人 事 管 理 面 | 系統化的管理可完整保留人員異動軌跡紀錄、節省資料查閱與整理的時間成本 |
| 相關人事管理數據分析可由系統提供，以因應主管機關抽查 | ||
| 考 勤 管 理 面 | 結合卡鐘刷卡紀錄，自動化比對出缺勤並發送出缺勤異常mail通知，簡化人工校對 | |
| 完整留存出缺勤紀錄、請假單、加班單 | ||
| 透過系統管理員工的特休假可休狀況與有效期限，特休福利假等亦同 | ||
| 勞 健 保 管 理 面 | 透過系統正確計算出員工的勞健保代扣金額 | |
| 可正確計算出補充保費，並可支援補充保費申報處理作業 | ||
| 每月僅須核對勞健保局所寄送的帳單是否正確 | ||
| 薪 資 管 理 面 | 系統化的薪資計算與處理，提高考勤計薪效率，並且降低人為計算錯誤的機率 | |
| 免除每月人工製作員工薪資條、獎金條，亦可E-mail保密薪資單，節省紙本列印成本 | ||
| 可結合銀行所需的EDI轉帳格式，省去每月人工提供銀行轉帳資料的時間成本 | ||
| 年度薪資扣繳申報資料由系統產生EDI檔案，上傳申報即可，亦可列印薪資扣繳憑單 | ||
| 為 何 選 擇 飛 騰 系 統 | 專 案 導 入 與 售 後 服 務 | 有別於傳統導入模式，直接由顧問師依照公司規章完成系統環境與參數建置；使用者僅需學習單據流程的操作，不需設定參數即可進行薪資核算 |
| 提供企業一個月快速導入上線服務 | ||
| 服 務 加 值 | 每月不定期提供最新法規變革與人資時事分享 | |
| 重視每一個客戶提出的系統改善建議或客製需求，定期將相關功能更新於套裝版本中 | ||
| 保固服務範圍內，政府法規異動均免費提供，不會再收取任何額外費用 | ||
| 未 來 擴 充 | 除提供EIP Portal模組擴充，亦提供BPM電子表單管理等模組擴充 | |
| 有別於其他廠商，提供完整教育訓練、績效考核、職能評鑑管理、人才管理等HRD解決方案 | ||
過去企業因為電腦的應用，所以工作方式由人工計薪變成EXCEL計算；網路發達的今天，為因應更快速變化的環境與市場，你的公司該導入HRM系統，讓系統幫你進行計算薪水，按一個鍵幾秒的時間就能得到員工薪水，再次改變，再次進化，讓HR工作效率再次前進一大步。
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